Sähköinen kokous 28.5.2018-3.6.2018 pöytäkirja

Troijan Hevosen sähköinen kokous 28.5.2018-3.6.2018.

 

Aika: 28.5.2018 klo 8.00-3.6.2018 klo 23.59.

Paikka: Sähköinen kokous, Facebook-keskustelu

Läsnä: Laura Pietikäinen, Veera Korhonen, Meeri Heimo, Heta Ekman, Ronja Saaresaho, Anni-Sofia Katila, Anne Piittinen ja Tuuli Pietilä

 

1.Kokouksen avaaminen

Troijan Hevosen puheenjohtaja Laura Pietikäinen avasi kokouksen maanantaina 28.5. klo 8.00 toimittamalla kokouksen päivitetyn esityslistan liitteineen osallistujille. Osallistujat kuittasivat osallistumisensa sähköisen kokouksen ennalta sovittuna aikana. Sähköisen kokouksen päättymisen jälkeen tulleita kommentteja ei otettu huomioon.

 

  1. Kokouksen järjestäytyminen

Kokouksen puheenjohtajaksi valittiin Laura Pietikäinen ja sihteeriksi Tuuli Pietilä.

Ääntenlaskijat päätettiin valita tarvittaessa. Valittiin pöytäkirjantarkastajiksi Ronja

Saaresaho sekä Meeri Heimo.

 

  1. Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen

Hallituksen jäsenistä oli paikalla 8 henkeä eli yli puolet. Kokouksesta toimitettiin esityslista liitteineen kaikille osallistujille. Näin ollen kokous todettiin laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.

 

  1. Esityslistan hyväksyminen

Esityslistaan lisättiin kohta sääntömuutoksesta koskien Troijan hevosen säännöissä esiintyvän yhdistys-termin muuttamista kerhoksi. (liite 2).

5. Rekisterin järjestäminen

Puheenjohtaja Laura Pietikäinen ehdotti jäsenrekisterin järjestämiseksi Helsingin yliopiston e-lomakejärjestelmän lomaketta, joka toimii samalla jäsenrekisterinä. Jäsenten tulee täyttää lomakkeeseen nimi, sähköpostiosoite ja tieto läsnäolosta Helsingin yliopistolla. Ylimääräisten tietojen kerääminen ei ole tietosuoja-asetuksen mukaista, joten tiedot kiinnostuksen kohteista on jätettään toivekyselyyn. Kaikkia jäseniä pyydetään täyttämään lomake itsenäisesti, jotta heidät saadaan sekä lukemaan tietosuojaselosteen sekä päivittämään jäsentiedot. Jäsentiedot pyydetään päivittämään jäsenmaksujen perimisen yhteydessä. Kaikki sähköisessä kokouksessa läsnä olleet puolsivat esitystä.  

6. Tietosuojaseloste

Kaikista yhdistyksen ylläpitämistä rekistereistä on laadittava tietosuojaseloste. Tietosuojaseloste tehdään jäsenrekisterin lisäksi tapahtumailmoittautumisista. Puheenjohtaja Laura Pietikäinen ehdotti, että tietosuojaselosteet laaditaan HYY:n laatimille mallipohjille, joka ovat liitteenä. Tietosuojaselosteet julkaistaan nettisivuillamme sekä jäsenrekisterissä. Kaikki sähköisessä kokouksessa läsnä olleet puolsivat esitystä


  1. Jäsenrekisterivastaava
    Puheenjohtaja Laura Pietikäinen ehdotti uuden jäsenrekisterivastaavan viran perustamista. Kaikki sähköiseen kokoukseen osallistuneet puolsivat ehdotusta. Tässä kokouksessa ei löytynyt halukasta virkaan, joten puheenjohtaja hoitaa sitä kuluvan hallituskauden loppuun. Jäsenrekisterivastaavan tehtäviin kuuluu tarpeettomien jäsentietojen poistaminen jäsenmaksun erääntymisen jälkeen. Lisäksi tehtävään kuuluu tarkistus- sekä poistopyyntöihin vastaaminen ja tietosuojaselosteiden päivittäminen. Jäsenrekisterivastaava olisi ainoa hallituksen jäsen, jolla on pääsy rekisteriin. Kokouksessa todettiin, että tarvittaessa tapahtumanjärjestäjä varmistaa osallistujien jäsenyyden jäsenrekisterivastaavalta.

    8. Tapahtumailmoittautumiset

 

Tapahtumailmoittautumisten yhteydessä on aina kerrottava kuka saa ilmoittautumistiedot, mihin tietoja käytetään ja milloin tiedot aiotaan poistaa. Tiedot on poistettava aina käytön jälkeen. Puheenjohtaja Laura Pietikäinen ehdotti, että ilmoittautumislomakkeen laatija huolehtii em. asioista.  Kaikki sähköisessä kokouksessa läsnä olleet puolsivat esitystä. Lisäksi keskusteltiin tietojen poistamisesta facebook-tapahtumista. Asiaa päätettiin selvittää lisää. Todettiin että kerhon tulee säilyttää vain tieto osallistujien määrästä.

  1. Muut asiat

    Kerhon säännöissä puhutaan Troijan Hevosen olevan yhdistys, vaikka todellisuudessa näin ei ole. Puheenjohtaja Laura Pietikäinen ehdotti, että säännöt päivitetään tältä osin. Kaikki puolsivat ehdotusta.

Lisäksi päätettiin, että tilitietoja käsittelevät vain rahastonhoitaja ja kirjanpitäjä. Tuntilaskutuksista luodaan uusi taulukko, johon pääsevät vain rahaliikenteen kannalta tärkeät henkilöt.

 

  1. Kokouksen päättäminen

Sähköinen kokous päättyi ennalta sovitusti 3.6.2018 klo 23.59. Tämän jälkeen tulleita kommentteja ei otettu huomioon päätöksissä.

 

Vakuudeksi

 

_____________________________        ______________________________

Laura Pietikäinen, puheenjohtaja             Tuuli Pietilä, sihteeri

 

Olemme tarkastaneet xx.6.2018 kokouksen pöytäkirjan ja todenneet sen kokouksen

kulkua vastanneeksi

 

_____________________________           ______________________________

Ronja Saaresaho        Meeri Heimo