Kokous 19.2.2018 pöytäkirja

Troijan Hevosen kevätkokous 19.2.2018

 

Aika: 19.2.2018 klo 18.00

Paikka: kokoustila Rydman, Kaivokatu 10A, 00100 Helsinki

Läsnä: Laura Pietikäinen, Anne Piittinen, Heta Ekman, Tuuli Pietilä, Veera Korhonen

 

1.Kokouksen avaaminen

Troijan Hevosen puheenjohtaja Laura Pietikäinen avasi kokouksen 18.10.

 

  1. Kokouksen järjestäytyminen

Kokouksen puheenjohtajaksi ehdotettiin ja valittiin Laura Pietikäinen ja sihteeriksi Tuuli Pietilä.

Ääntenlaskijat päätettiin valita tarvittaessa.

 

  1. Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen

Hallituksen jäsenistä oli paikalla vähintään puolet eli 5 henkeä. Lisäksi tästä

kokouksesta kutsu oli toimitettu 9 päivää ennen kokousta jäsenistölle. Näin ollen

kokous todettiin laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.

 

  1. Esityslistan hyväksyminen

Esityslista hyväksyttiin sellaisenaan kokouksen työjärjestykseksi (liite 2).

 

  1. Tilinpäätöksen esittely

Kirjanpitäjä Anni-Sofia Katila ei ollut paikalla, joten vuoden 2017 rahastonhoitaja Anne Piittinen esitteli tilinpäätöksen tuloslaskelman ja taseen. Tuloslaskelmassa näkyy vuoden 2016 laskuja, jotka on maksettu vuoden 2017 puolella. Tulos vuodelle 2017 on 126,61 euroa ylijäämäinen. Tilinpäätöksessä ei todettu huomauttamista.

 

  1. Toimintakertomuksen esittely

Puheenjohtaja Laura Pietikäinen esitteli toimintakertomuksen. Kerhon perusperiaatteet ovat pysyneet samoina. Kevätkaudella järjestettiin neljä kouluratsastuskurssia Primuksella ja starttikurssi Vermossa. Molempiin suunnitellaan jatkokursseja. Kesällä järjestettiin perinteinen maastoleiri Yyterin Ratsastuskeskuksessa jo kahdeksantena peräkkäisenä kesänä. Toimintakertomukseen korjattiin Yyterin leiri maastoleiriksi maastoesteleirin sijaan. Ruoveden ratsutilalla järjestettiin 2 maastoesteleiriä ja Equilence Center Tavelassa yksi yleisleiri. Vuodelle 2018 on suunnitelmissa ainakin maastoesteleirejä Alavuden Ratsutilalle ja Ruoveden Ratsutallilla.

 

Vuonna 2017 vakiotunteja järjestettiin Primus tallilla, Etelä-Espoon ratsastuskoululla, Stall Gobbackassa ja Vihdin Ratsutilalla. Primuksen tunti jäi syyskaudella pois valikoimasta aikatauluongelmien vuoksi. Primuksella pyritään kuitenkin järjestämään kurssimuotoista toimintaa jatkossa.

Pikkujoululeikit järjestettiin joulukuussa Stall Gobbackassa. Jouluinen maastoratsastus peruuntui tallin sairastapauksen vuoksi.

Viime vuonna 2017 järjestettiin kaksi jäsenkokousta. Lisäksi järjestettiin kaksi hallituksen kokousta, jossa suunniteltiin tulevia tapahtumia. Vuonna 2017 keskityttiin viestinnän parantamiseen ja uusien jäsenten hankkimiseen

Vuonna 2017 jäsenille tarjottiin edullisempia lippuja Helsinki Horse Fair- tapahtumaan. Keväällä ratamestari Johanna Mikkola piti kauan odotetun luennon. Troija työskenteli tuttuun tapaan vapaaehtoisena Helsinki International Horse Showssa. Hevoset Kaivarissa – tapahtumassa järjestettiin piknik.

 

Tiedotustoiminta hoitui vuonna 2017 sähköpostilistojen, Facebookin ja uusitut nettisivujen kautta. Tiedotusta lisättiin myös englanniksi ja blogia aktivoitiin. Lisäksi tehtiin toimintaa kartoittava jäsenten toivekysely, joka tullaan tekemään myös tänä vuonna. Kampusten ilmoitustaulumainosten todettiin olleen myös tehokas tiedotusmuoto. Vuonna 2017 osallistuttiin myös avajaiskarnevaaleille ja fuksiseikkailuun. Etenkin fuksiseikkailun ja tarrojen jakamisen todettiin olleen menestys. Seuraaville avajaiskarnevaalien lähelle päätettiin järjestää kaikille sopiva maasto tai vastaava, jota voi markkinoida avajaiskarnevaaleilla.

 

Varainhankintana vuonna 2017 olivat toiminta-avustuksen lisäksi haalarimerkkien myynti ja jäsenmaksut. Haalarimerkkien todettiin olevan liian kalliita ja niiden hinta päätettiin alentaa 2 euroon.

 

Vastuullisuus ja tasa-arvo olivat vuonna 2017 tärkeitä ja toteutuivat hyvin. Ympäristövastuu ja etiikka oli toteutettu edellisvuoden tapaan. Toimintakertomukseen lisätään, että tapahtumat pyritään järjestämään paikoissa, johon pääsee julkisilla kulkuneuvoilla tai kimppakyydein.

 Tiedonkulku pidettiin edelleen avoimena ja vuonna 2017 päätettiin lisätä hallitusten kokousten pöytäkirjat nettisivuille kaikkien saataville. Todettiin että vuonna 2017 taloutta on hoidettu hyvin ja vastuullisesti.

 

  1. Toiminnantarkastajan lausunnon esittely

Puheenjohtaja Laura Pietikäinen esitteli toiminnantarkastaja Susanna Pussilan lausunnon. Toiminnantarkistuksessa ei havaittu olennaisia virheitä tai puutteita. Lausunnon mukaan tilinpäätös voidaan vahvistaa ja myöntää hallituksella. Toiminnantarkastuslausunto löytyy Troijan Drive-kansiosta.

 

  1. Tilinpäätöksen vahvistaminen

Toiminnantarkastajan lausunnon perusteella vahvistettiin tilinpäätös.

 

  1. Vastuuvapauden myöntäminen hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
    Vastuuvapaus myönnettiin hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille.

 

  1. Muut esille tulevat asiat

Kesälle järjestetään maastoesteleirejä Alavudelle ja Ruovedelle. Hanna-Maija Lahtinen huolehtii näiden järjestelyistä. Avajaiskarnevaalien jälkeen päätettiin järjestää maasto tai muu kaikille sopiva tapahtuma, jota voidaan markkinoida uusille jäsenille avajaiskarnevaaleilla. Haalarimerkkien hintaa päätettiin laskea 2 euroon. Helsinki Horse Fair- tapahtumaan päätettiin tilata lippuja. Troija tukee lippuja niin, että niiden hinnaksi jäsenille tulee 6 euroa. Kysytään suostuuko rahastonhoitaja Hanna Vikstöm hoitamaan lippujen tilauksen. Pohdittiin saunaillan järjestämistä keväämmällä. Lisäksi päätettiin järjestää hallituksen kokous, jossa suunnitellaan tulevia tapahtumia.

11. Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 18.45.