Kerhon säännöt

  1.  Kerhon nimi ja kotipaikka

Kerhon virallinen nimi on Troijan Hevonen – Helsingin yliopiston hevosharrastajat. Nimestä voidaan käyttää myös lyhennettyä muotoa Troijan Hevonen. Kerhon kotipaikka on Helsinki.

  1. Kerhon tarkoitus

Kerhon tarkoituksena on yhdistää Helsingin yliopiston hevosharrastajat tiedekuntaan ja harrastusmuotoon katsomatta ja hevosharrastajat yleensäkin opintopaikan rajat ylittäen niin, että myös elämänkoulussa olevat ovat tervetulleita jäseniä.

  1. Kerhon toimintamuodot

Toiminta muodostuu vuoden aikana järjestettävistä opintoretkistä, osallistumisista erilaisiin hevostapahtumiin, ratsastustunneista ja -retkistä, talkootöistä ja omien luentojen yms. järjestämisistä päämääränä jäsenien hevostaidon parantaminen ja hevospiireihin verkostoituminen. Yhteistyötä erilaisten kumppaneiden, kuten muiden järjestöjen ja seurojen, kanssa järjestetään mahdollisuuksien mukaan.

Kerho voi kerätä jäsenmaksuja. Toimintansa tukemiseksi kerho voi lisäksi järjestää maksullisia illanviettoja, muita tapahtumia ja myyjäisiä, myydä kerhon logolla varustettuja tuotteita sekä harjoittaa julkaisutoimintaa.

  1. Jäsenet

Kerhon jäseneksi voi liittyä jokainen, joka hyväksyy kerhon tarkoituksen ja säännöt. Uusien jäsenten hyväksymisestä päättää hallitus. Hallitus voi tarvittaessa jättää hyväksymättä jäseneksi henkilön, joka ei ole HYY:n jäsen, varmistaakseen että valtaosa jäsenistä on HYY:n jäseniä. Opiskeluaikana liittyneet jäsenet voivat kuitenkin jatkaa jäsenenä myös opiskeluiden päättymisen jälkeen.

  1. Jäsenen eroaminen ja erottaminen

Jäsenellä on oikeus erota kerhosta ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla erosta kerhosta kokouksessa merkittäväksi pöytäkirjaan. Jäsen katsotaan eronneeksi, mikäli hän ei ole suorittanut jäsenmaksuaan ennalta ilmoitettuun eräpäivään mennessä.

Hallitus voi erottaa jäsenen kerhosta, jos jäsen on jättänyt täyttämättä ne velvoitteet, joihin hän on kerhoon liittymällä tai sen järjestämään toimintaan ilmoittautumalla sitoutunut tai jos hän on menettelyllään kerhossa tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut kerhoa tai ei enää täytä laissa taikka kerhon säännöissä mainittuja jäsenyyden ehtoja. Ennen erottamispäätöksen tekemistä asianomaiselle jäsenelle on varattava tilaisuus selityksen antamiseen. Erottamispäätös on viipymättä toimitettava kirjallisena erotetulle. Kirjalliseksi katsotaan myös sähköpostitse toimitettu päätös. Erottamispäätöstä koskevia sääntöjä ei sovelleta tilainteisiin, joissa jäsen katsotaan eronneeksi jäsenmaksun suorittamatta jättämisen perusteella.

  1. Liittymis- ja jäsenmaksut

Jäseniltä perittävän liittymismaksun ja vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta seuraavalle vuodelle päätetään kerhon syyskokouksessa.

  1. Hallitus

Kerhon asioita hoitaa syyskokouksessa valittu hallitus. Hallitukseen nimetään vähintään puheenjohtaja, rahastonhoitaja ja tiedotusvastaava sekä näiden lisäksi vähintään kaksi (2) varsinaista jäsentä. Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt. Hallituksen toimikausi on kalenterivuosi. Hallituksen vastuuvapaudesta päätetään yhdistyksen kevätkokouksessa. 

Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan tarvetta tai kun vähintään kolmasosa (1/3) hallituksen jäsenistä sitä vaatii. Hallituksen kokoukseen voi osallistua myös puhelimitse tai muulla etäyhteydellä. Hallituksen kokous on päätösvaltainen, kun siitä on tiedotettu hallituksen sopimalla tavalla ja vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan lukien on läsnä. Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.

  1. Toiminnantarkastajat

Yhdistykselle valitaan syyskokouksessa yksi toiminnantarkastaja ja varatoiminnantarkastaja. Toiminnantarkastajien toimikausi on yksi kalenterivuosi.

  1. Tilikausi ja toiminnan tarkastus

Kerhon tilikausi on kalenterivuosi, 12kk. Tilinpäätös vahvistetaan kerhon kevätkokouksessa. Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava toiminnantarkastajalle viimeistään kolme viikkoa ennen kokousta. Toiminnantarkastajan tulee antaa kirjallinen lausuntonsa hallitukselle viimeistään viikko ennen kokousta.

  1. Kerhon kokoukset

Kerho pitää vuosittain kaksi varsinaista kokousta. Kerhon kevätkokous pidetään tammi-helmikuussa ja syyskokous loka-marraskuussa kerhon määräämänä päivänä. Ylimääräinen kokous pidetään, kun kerhon kokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) kerhon äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii. Kokous on pidettävä kolmenkymmenen vuorokauden kuluessa siitä, kun vaatimus sen pitämisestä on esitetty hallitukselle.

Kerhon kokouksissa on jokaisella jäsenellä yksi ääni. Kerhon kokouksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.

  1. Kerhon kokousten koollekutsuminen

Kerhon kokous kutsutaan koolle pääasiassa kerhon sähköpostilistalla ja tarvittaessa myös Ylioppilas-lehdessä julkaistavalla ilmoituksella vähintään viikko ennen kokousta.

  1. Varsinaiset kokoukset

Kerhon kevätkokouksessa käsitellään ainakin seuraavat asiat:

  1. Kokouksen avaus
  2. Kokouksen järjestäytyminen
  3. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
  4. Esityslistan hyväksyminen
  5. Tilinpäätöksen, vuosikertomuksen ja toiminnantarkastajan lausunnon esittely
  6. Tilinpäätöksen vahvistaminen
  7. Vastuuvapauden myöntäminen hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
  8. Muiden kokouskutsussa mainittujen asioiden käsittely

Kerhon syyskokouksessa käsitellään ainakin seuraavat asiat:

  1. Kokouksen avaus
  2. Kokouksen järjestäytyminen
  3. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
  4. Esityslistan hyväksyminen
  5. Toimintasuunnitelman ja talousarvion vahvistaminen
  6. Liittymis- ja jäsenmaksun vahvistaminen
  7. Hallituksen puheenjohtajan ja muiden jäsenten valinta
  8. Toiminnantarkastajan ja varatoiminnantarkastajan valinta
  9. Muiden kokouskutsussa mainittujen asioiden käsittely

Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen kevät- tai syyskokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.

  1. Sääntöjen muuttaminen

Päätös sääntöjen muuttamisesta on tehtävä kerhon kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Ehdotus sääntöjen muuttamisesta on mainittava kokouskutsussa.

  1. Kerhon purkaminen

Päätös kerhon purkamisesta on tehtävä kerhon kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Ehdotus yhdistyksen purkamisesta on mainittava kokouskutsussa.

Mikäli kerho purkautuu tai lakkautetaan, kerhon jäljelle jäävät varat lahjoitetaan viimeisessä kerhon kokouksessa tai muussa vastaavassa tilaisuudessa päätetylle hyväntekeväisyyskohteelle.